Praca zdalna odkryła konieczność rozwoju nowych umiejętności miękkich. Interakcja w erze cyfrowej, nowy sposób zarządzania czasem, organizacja pracy zdalnej, nowy styl motywacji, samodyscypliny, ale też skupienia i koncentracji na wykonywanych zadaniach.
To tylko część wniosków z badania „Praca Zdalna. Doświadczenia Pracowników w czasie pandemii”. Badanie zostało przeprowadzone w dniach 5 kwietnia – 20 maja 2020, czyli w okresie trwania pandemii. Wybrany okres nie był przypadkowy. Byliśmy po pierwszym szoku związanym z obostrzeniami, nagłym i natychmiastowym przestawieniem się na pracę zdalną i zaczęliśmy spokojnie realizować nowe zadania, inne niż związane z przestawieniem firm na pracę zdalną.
Jakie wnioski płyną z badania?
Firmy zdały egzamin z przestawienia się na pracę zdalną. Pracownicy byli pozytywnie zaskoczeni szybkością działania, organizacją pracy w nowych warunkach oraz objęciem ich parasolem ochronnym. Pracownicy jednogłośnie mówili o pozytywnym efektcie przeinformowania – trosce menedżerów i Zarządów, transparentoności działań oraz stałej komunikacji. To było bardzo pozytywnie odebrane i eliminowało poczucie zagrożenia i niepewności.
Rodzice opiekujący się dziećmi mają trudniej. Widać wyraźną różnicę w trudności pracy z domu wśród osób, które mają dzieci wymagające opieki, a tymi pracownikami, którzy tego obowiązku nie posiadali. Różnice występują w organizacji dnia pracy, innych preferencjach dotyczących godzin pracy oraz sposobu realizacji obowiązków. Co należy podkreślić, firmy dopasowały się do życia rodzinnego ich pracowników. Niektóre organizowały także zajęcia zdalne dla dzieci, co było bardzo pozytywnie ocenione.
Krótki vs długi horyzont pracy zdalnej. W krótkim okresie praca zdalna była pozytywnie oceniana przez pracowników – większe skupienie i koncentracja na realizacji własnej pracy czy wykonaniu koncepcyjnych zadań. Jednak w długim okresie, wiele osób podkreślało uciążliwość i znużenie. Głównym powodem był brak osobistego kontaktu z kolegami i koleżankami, odizolowanie. Często pojawiał się problem braku komfortowych warunków do pracy: brak ergonomicznego wyposażenia, przeciążenie internetem z uwagi na pracę całej rodziny, kolizja w organizacji spotkań online kilku członków rodziny równocześnie.
Pracownicy zaczęli doceniać pracę w biurze. Godziny pracy w firmie wyznaczają rytm pracy – początek i koniec. To wyraźna granica pomiędzy życiem prywatnym i zawodowym. Praca z domu zaburzyła ten porządek. Dodatkowo, praca zdalna w trakcie pandemii przerodziła się z pięciodniowego tygodnia pracy w siedmiodniowy tryb. Wydłużyły się dzień pracy do godzin wieczornych. Tryb siedmiodniowy to także bycie dostępnym dla klientów non-stop czy otrzymywanie i odpowiadanie na maile w weekendy. Biura dają również komfort pracy – ergonomiczne wyposażenie biura i przestrzeń do pracy staje się przewagą, którą pracownicy docenili po zachłyśnięciu się wolnością pracy zdalnej.
Nowe umiejętności miękkie. Praca zdalna obnażyła konieczność rozwoju nowych umiejętności miękkich: organizacji pracy, zarządzanie czasem, ale też samodzielność, samodyscyplina, koncentracja i skupienie się na wykonywanym zadaniu. Pracownicy zgodnie potwierdzili, że firmy doskonale wyposażyły ich w sprzęt i oprogramowanie oraz przeszkoliły jak z nich korzystać. Jednak wielu podkreślało, że firmy nie wyposażyły w kompetencje jak pracować, jak wykonywać zadania, jak planować pracę w domu, kiedy interent jest przeciążony czy inni członkowie rodziny prowadzą równocześnie wideo konferencje, jest hałas i masz na głowie dzieci.
Nowa komunikacja w erze pracy zdalnej. Praca zdalna wymaga jeszcze większej uwagi czytania między wierszami i rozumienia innych. Odczytanie mowy ciała na wideo jest utrudnione, łatwo o nieporozumienia. Trzeba słuchać jeszcze uważniej i spędzaj więcej czasu na zrozumienie prostych rzeczy i wymagań. Pracownicy podkreślali potrzebę zdobycia nowych kompetencji z komunikacji niewerbalnej.
Nowy rodzaj motywacji. Praca zdalna wymaga motywacji wewnętrznej, samodyscypliny, zorganizowania i podtrzymywania wysokiego poziomu energii pomimo mniejszej liczby i jakości interakcji z innymi. Kiedy jesteśmy sam na sam z zadaniami, kiedy w domu czyha wiele rozpraszaczy, trudno o samodyscyplinę.
Nowa organizacja dnia pracy. Bardziej pilnujemy przerw w pracy, a jeśli ich nie przypilnujemy, przypłacamy większym zmęczeniem i znużeniem. Zarządzamy kilkoma kalendarzami równocześnie (plan osobisty, plan firmowy, plan rodzinny, lista zadań, potencjalne ryzyka, spotkania, szkolenia i webinary). Inaczej planujemy tydzień pracy – potrzebujemy dzień na planowanie tygodnia i dzień na jego podsumowanie. Każdy dzień otrzymuje listę zadań, którym nadajemy priorytety. Co ciekawe, lista zadań obejmuje dwie kategorie: zawodowe i prywatne jak np. wyjęcie prania z pralki. Potrzebujemy więcej przerw od ekranu i planujemy pracę w blokach. Taka praca jest dużo bardziej wydajniejsza niż praca jednym ciurkiem bez żadnej przerwy.
Nowe standardy pracy. Spotkanie on-line są pozytywnie oceniane, jednak często pojawiały się głosy, że niektóre są niepotrzebne. Pracownicy narzekali na brak jasnych ram i wytycznych. Każdy pracuje według swoich zasad. Rodziła się potrzeba otrzymania poradnika jak powinien wyglądać typowy dzień, formatki w formie checklisty do odhacza zadania. Widoczna była potrzeba otrzymania porcji wiedzy jak efektywnie pracować zdalnie i z jakich narzędzi korzystać. Ważne jest wsparcia menedżera do utrzymania motywacji. Taki standard pracy zdalnej jest szczególnie ważny, w momencie pojawienia się frustracji. Ludzie powoli mieli serdecznie dość pracy zdalnej – zbyt duże tempo oraz zakłócony porządek na linii praca-dom.
Ekosystem pracy zdalnej. Nie pracujemy w próżni. Praca zdalna to praca z innymi członkami rodziny. Widać było wyraźnie, że każdy radził sobie w różny sposób. Dogadywanie i tworzenie harmonogramu spotkań online, żeby nie przeszkadzać sobie nawzajem. Nieprzystosowane domu do pracy zdalnej – zbyt małe pomieszczenia, niewygodne krzesło, brak odpowiedniego biurka czy oświetlenia. Brak roślin! Ekosystem to również współpraca z innymi zespołami i firmami zewnętrznymi, które pracując zdalnie również pracowały w innym rytmie i inny sposób. To wzmacniało chaos.
Kwestia kontroli. Pojawił się nowy dylemat: jak monitorować wyniki pracy i jak powinna wyglądać kontrola pracy. Pracownicy negatywnie oceniali konieczność wypełniania tabelek i dokumentowania wykonanych zadań. To dodatkowa praca i utrudnienie. Wielu adresowało potrzebę większego poziomu zaufania nich. Byli świadomi, że praca zdalna wymaga poczucia obowiązku, jednak deklarowali, że mogliby pracować znacznie lżej ze świadomością, że nikt nie patrzy mi na ręce i podejrzewa, że ktoś unika obowiązków. Więcej zaufania – to mocny głos pracowników.
Da się! Koronawirus także obnażył brak elastyczności firm do pracy zdalnej. Szczególny wydźwięk dało się zauważyć w komentarzach związanych z wcześniejszymi utrudnieniami dla organizacji pracy zdalnej wśród osób z ograniczoną pełnosprawnością. Koronawirus pokazał, że wcześniejsze sztywne zasady były wymówkami. Na tym polu urosło oczekiwania pracowników, aby firmy miały bardziej ludzką twarz, szczególnie, że się da!
To część wniosków z badania „Praca Zdalna. Doświadczenie Pracowników w czasie pandemii”. Pełny raport będzie dostępny w przyszłym tygodniu.
Raport opracowany został przez Booster of Innovation. Badanie realizowane było w dniach 5 kwietnia – 20 maja 2020 roku metodą Design Research, obejmowało desk research, badanie CAWI z pytaniami otwartymi oraz wywiady indywidualne pogłębione (n=33).
Booster of Innovation Startup Pozytywnego Wpływu
Raport powstał jako część filozofii Booster of Innovation. Moim celem jest edukowanie i inspirowanie do tworzenia innowacji. Podstawą dobrych nowych rozwiązań są badania. Trzeba je robić. Stale. W ramach polityki zrównoważonego rozwoju, Booster of Innovation prowadzi cykliczne badania, których wyniki publikuję za darmo, aby edukować i budować kompetencje wokół innowacyjności. Taka postawa procentuje. Booster of Innovation po ośmiu miesiącach działania otrzymał od Koźmiński Business Hub wyróżnienie Startup Pozytywnego Wpływu.
